École doctorale Lettres, Arts, Sciences humaines et sociales

Le comité de suivi individuel


Le comité de suivi est une opportunité offerte pour faire le point sur le travail de thèse. Il a aussi une fonction administrative : l’autorisation de réinscription en thèse au-delà de la 3e année, est donnée suite à la proposition du directeur de l’école doctorale, après avis du comité de suivi et du directeur de thèse.

Fonctions
1. Permettre une évaluation régulière des conditions de la formation et des avancées de la recherche d’un.e doctorant.e qui soit indépendante du directeur/de la directrice de thèse. Cette évaluation donne lieu à des recommandations générales, mais aussi à un avis transmis aux instances appropriées dans le cas d’une demande de prolongation de la thèse au-delà de trois ans.
2. Remédier aux éventuels problèmes entre un.e doctorant.e et son/sa directeur.trice.

Composition
Le directeur de thèse et le doctorant déterminent ensemble la composition du comité de suivi en se conformant aux règles ci-dessous.

  • La composition du comité de suivi vaut normalement pour toute la durée de la thèse. Si, pour une raison exceptionnelle, celle-ci doit être modifiée, il convient d’en avertir le secrétariat de l’ED 540 par une lettre signée du directeur de thèse et du doctorant justifiant cette modification. Il revient au Conseil pédagogique de l’école doctorale de valider cette modification.
  • Le comité de suivi est composé d’au moins deux et d’au plus trois personnes. Au moins une d’entre elles est titulaire d’une HDR ou d’un rang assimilé au rang professoral, et au moins une d’entre elles est extérieure à l’unité de recherche du doctorant et du directeur de thèse. Une personnalité titulaire d’une HDR ou d’un rang assimilé au rang professoral est explicitement désignée pour assurer la présidence du comité. Selon l’arrêté du 25 mai 2016, art. 13, « les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant » : la directrice/le directeur de thèse n’est pas membre du CSI ; il en est de même d’éventuels co-directeurs ou coencadrants. En revanche, les membres d’un CSI pourront être examinateurs et rapporteurs du jury de thèse, la phrase « les rapporteurs n’ont pas d’implication dans le travail du doctorant » (Arrêté du 25 mai 2016, art. 17) s’entendant au sens de publications co-signées.

Lors de la première inscription administrative du doctorant, une lettre signée du directeur et du doctorant informe le secrétariat de l’ED 540 de cette composition. Le Conseil pédagogique de l’ED 540 peut ne pas valider cette composition, si elle n’est pas conforme aux règles énoncées, ou si elle pose quelque problème que ce soit.

Périodicité des réunions et fonction du comité de suivi pour la réinscription
La réunion du CSI est facultative lors de la première année de doctorat, mais obligatoire à partir de la deuxième année. Le CSI se réunit une fois par année académique au cours du 3e semestre (1er avril-30 juin) pour préparer la réinscription de l’année suivante. Le bilan du comité de suivi fait partie du dossier de demande de réinscription pédagogique communiqué au secrétariat de l’ED 540.

Pour résumer :

  • inscription en 1re année  : lors de l’inscription administrative, la composition du comité de suivi est transmise au secrétariat de l’ED 540 sous forme d’une lettre pour validation par le Conseil pédagogique de l’ED 540.
  • Réinscription en 2e année : le comité de suivi peut se réunir au cours du 3e semestre de la première année de doctorat, sans obligation.
  • Réinscription en 3e année et au-delà, dans la limite d’une réinscription en 6e année : la réunion du comité de suivi est obligatoire, la réinscription nécessitant un avis argumenté du directeur de thèse et du CSI. Si les deux avis sont favorables, le directeur de l’école doctorale, aidé de son Conseil pédagogique, propose une réinscription au directeur d’établissement ; si les deux avis sont réservés, le directeur de l’ED 540, aidé de son Conseil pédagogique, ne propose pas de réinscription au directeur d’établissement ; si un des deux avis est favorable et l’autre réservé, il reviendra au directeur de l’ED 540, aidé de son Conseil pédagogique, de choisir ce qu’il propose au chef d’établissement.

De surcroît, le comité de suivi peut être réuni à la demande expressément motivé d’une des parties concernées (le doctorant, le directeur de thèse ou le directeur de l’ED 540), notamment sur une question relative aux conditions de la formation du doctorant ou à l’avancée de sa recherche.

Déroulement
Les réunions du comité de suivi sont organisées par son président. L’école doctorale n’intervient pas dans cette organisation et ne prend pas en charge les éventuels frais liés aux réunions du comité de suivi .

Il est préférable que le comité de suivi se réunisse en personne, mais une réunion par visioconférence est également possible. S’il n’est absolument pas possible d’organiser une visioconférence (mission de terrain de longue durée à l’étranger par exemple), les membres du comité de suivi se réunissent sans le doctorant après avoir pris connaissance du rapport écrit de ce dernier. Le rapport écrit rédigé par le doctorant (3-10 pages) indique les résultats obtenus, les projets et les difficultés éventuellement rencontrées. Il est complété par la liste des formations suivies, des présentations et des publications scientifiques. Il est accompagné d’un avis du directeur de thèse, dans lequel il se prononce de manière motivée sur la réinscription en thèse l’année suivante en donnant ou bien un avis favorable, ou bien un avis réservé.

NOTA : Le directeur/la directrice de thèse ne fait pas partie de la réunion, qui comprend seulement le doctorant et les membres du CSI.

Le calendrier suivant est recommandé
• Février de l’année en cours : Le directeur de thèse rappelle aux membres du comité de suivi qu’ils doivent se réunir.
• Le président du comité de suivi fixe la date et le lieu de la réunion, qui doit se tenir entre le 1er avril et le 30 juin.
• Deux semaines avant la date fixée, le doctorant transmet aux membres du comité de suivi son rapport écrit ainsi que l’avis du directeur de thèse.
• Lors de la réunion, le doctorant peut exposer oralement l’état d’avancement de ses travaux, mais l’essentiel du temps est consacré à une discussion du doctorant et des membres du comité de suivi. Le doctorant peut demander à ce qu’une partie de l’entretien se déroule seulement avec les membres du comité de suivi externes à l’unité.
• À l’issue de la réunion, le président du comité de suivi renseigne au nom de tous ses membres une lettre sur ce modèle, présentant le bilan de cette réunion, sans oublier de la faire signer par tous les membres du comité et d’en faire connaître la teneur au doctorant. Dans cette fiche, le comité de suivi formule des recommandations générales et se prononce de manière motivée sur la réinscription en thèse l’année suivante en donnant ou bien un avis favorable, ou bien un avis réservé. Le président du comité de suivi transmet cette fiche, accompagnée du rapport écrit préalable du doctorant et de l’avis du directeur de thèse, au secrétariat de l’ED 540, au moment de sa demande de réinscription.