Le comité de suivi individuel

La mise en place d’un comité de suivi, pour chaque doctorant·e, est rendue obligatoire depuis l’arrêté du 25 mai 2016, modifié dans l’article 11 de l’arrêté du 26 août 2022, qui précise également les règles de composition et de réunion du comité de suivi : https://ed540.ens.psl.eu/cadre-legal/

Le comité de suivi est une opportunité offerte pour faire le point sur le travail de thèse. Il a aussi une fonction administrative : l’autorisation de réinscription en thèse dès la 2^e année, est donnée suite à la proposition de la direction de l’école doctorale, après avis du comité de suivi et de la direction de thèse.

Fonctions 

i/ Permettre une évaluation régulière des conditions de la formation et des avancées de la recherche d’un·e doctorant·e qui soit indépendante du ou de la directeur·rice de thèse.

ii/ Remédier aux éventuels problèmes entre un·e doctorant·e et la direction de thèse. Le comité de suivi joue notamment un rôle de prévention des violences et discriminations.

Composition

Le/la directeur·rice de thèse et le/ la doctorant·e déterminent ensemble la composition du comité de suivi en se conformant aux règles qui suivent. Au moment de la première inscription administrative en doctorat, une déclaration signée du/de la directeur·rice de thèse et du/ de la doctorant·e informe le secrétariat de l’École doctorale de cette composition. Le Conseil pédagogique de l’ED 540 peut ne pas valider cette composition si elle n’était pas conforme aux règles énoncées ou si elle posait quelque problème que ce soit.

Règles 

• La composition du comité de suivi vaut pour toute la durée de la thèse. Si, pour une raison exceptionnelle, celui-ci devait être modifié, le secrétariat de l’ED 540 doit être informé par une lettre signée du/de la directeur·rice de thèse et du/de la doctorant·e justifiant cette modification. Il revient au Conseil pédagogique de l’ED 540 de valider cette modification.
• Le/la doctorant·e doit être concerté·e sur sa composition.
• Le comité de suivi est composé d’au moins deux et d’au plus trois personnalités. Au moins une d’entre elles est titulaire d’une HDR ou d’un rang assimilé au rang professoral, et au moins une d’entre elles est extérieure à l’unité de recherche du doctorant et du directeur de thèse. Une personnalité titulaire d’une HDR ou d’un rang assimilé au rang professoral est explicitement désignée pour assurer la présidence du comité de suivi. Conformément à l’arrêté du 26 août 2022, le comité de suivi individuel comprend également un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse.
• Le comité de suivi se déroule en trois étapes distinctes : présentation de l’avancement des travaux par le/la doctorant·e et discussions scientifiques en présence de la direction de thèse, entretien avec le/ la doctorant·e sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans le/ la doctorant·e. 
• Les membres d’un comité de suivi pourront être examinateurs et rapporteurs du jury de thèse, la phrase « les rapporteurs n’ont pas d’implication dans le travail du doctorant » (Arrêté du 25 mai 2016, art. 17) s’entendant au sens de publications co-signées.

Périodicité des réunions et fonction du comité de suivi pour la réinscription

La réunion du comité de suivi est obligatoire dès la première année de thèse. Celui-ci se réunit une fois par année académique au cours du 3^e semestre (1^er avril-30 juin) pour préparer la réinscription de l’année suivante. Le bilan de chacune des réunions du comité de suivi fait obligatoirement partie du dossier de demande de réinscription pédagogique communiqué au secrétariat de l’ED 540.

En pratique :

• inscription en 1^re année : le dossier de candidature est examiné par le Conseil pédagogique de l’ED 540 ; lors de l’inscription pédagogique, la composition du comité de suivi est soumise au secrétariat de l’ED 540 sous forme d’une lettre (cf « formulaires ») pour validation par le Conseil pédagogique.
• réinscription en 2^e année et au-delà, dans la limite d’une réinscription en 6^e année : la réunion du comité de suivi est obligatoire, la réinscription nécessitant un avis de la direction de thèse et du comité de suivi.
  Si les deux avis sont favorables, la direction de l’ED 540, aidée de son Conseil pédagogique, propose une réinscription à la direction de l’établissement ; si les deux avis sont réservés, la direction de l’ED 540, aidée de son Conseil pédagogique, ne propose pas de réinscription à la direction d’établissement ; si l’un des deux avis est favorable et l’autre réservé, il reviendra à la direction de l’ED 540, aidée de son Conseil pédagogique, de choisir ce qu’elle propose au chef d’établissement.

De surcroît, le comité de suivi peut être réuni à la demande expressément motivée d’une des parties concernées (doctorant·e, direction de thèse ou direction de l’ED 540), notamment sur une question relative aux conditions de la formation du ou de la doctorant·e ou à l’avancée de sa recherche.

Déroulement

Les réunions du comité de suivi sont organisées par son/sa président·e. L’école doctorale n’intervient pas dans cette organisation et ne prend pas en charge les éventuels frais liés à ces réunions.

Il est préférable que le comité de suivi se réunisse en personne, mais une réunion par visioconférence est également possible. S’il n’est absolument pas possible d’organiser une visioconférence (mission de terrain de longue durée à l’étranger par exemple), les membres du CSI se réunissent sans le doctorant après avoir pris connaissance du rapport écrit de ce dernier.

• Le rapport rédigé par le/ la doctorant·e (3-10 pages) indique les résultats obtenus, les projets et les difficultés éventuellement rencontrées. Il est complété dans le bilan du comité de suivi par la liste des formations suivies, la liste des publications et communications scientifiques dans l’année écoulée.

Le calendrier suivant est recommandé :

• La direction de thèse rappelle aux membres du comité de suivi qu’ils doivent se réunir (février).
• Le président ou la présidente du comité de suivi fixe la date et le lieu de la réunion, qui doit se tenir entre le 1^er avril et le 30 juin.
• Deux semaines avant la date fixée, le/ la doctorant·e transmet aux membres du comité de suivi son rapport.
• Lors de la réunion, le/ la doctorant·e peut exposer oralement l’état d’avancement de ses travaux. Pourtant, l’essentiel du temps est consacré à une discussion du ou de la doctorant·e et des membres du comité. Le/ la doctorant·e peut demander à ce qu’une partie de l’entretien se déroule seulement avec les membres du comité externes à l’unité.
• À l’issue de la réunion, le/ la président·e du comité renseigne au nom de tous ses membres une fiche selon le modèle joint présentant le bilan de cette réunion, sans oublier de la faire signer par tous les membres du comité et d’en faire connaître la teneur au/à la doctorant·e. Dans cette fiche, le comité de suivi formule des recommandations générales et se prononce de manière motivée sur la réinscription en thèse l’année suivante et conclut en donnant ou bien un avis favorable, ou bien un avis réservé. Le/la doctorant·e dépose ensuite son bilan de comité de suivi individuel (compte rendu du comité de suivi individuel) sur la plateforme ADUM au moment de sa demande de réinscription.

Pour plus d’information : cf. FAQ comité de suivi