Les aides financières de l’École doctorale 540 apportent un soutien aux initiatives des doctorants et doctorantes inscrits à l’école doctorale. Ces aides sont destinées à soutenir financièrement des missions de recherche (travail en archives ou en bibliothèque, intervention à des colloques en France ou à l’étranger). Elles sont également destinées à soutenir financièrement l’organisation de manifestations scientifiques (conférences, séminaires ou journées d’études).
Ces aides financières n’ont pas vocation à financer des formations, les frais de soutenance, l’achat de livres/abonnements, ni l’achat de matériel.
Conformément à la Charte d’engagement pour des déplacements durables à l’ENS (2022), l’ED540 privilégiera systématiquement le financement des déplacements en train par rapport à l’avion pour les trajets de moins de 1000 km.
Les missions de recherche :
Les missions de recherche doivent être justifiées par le travail de la thèse. Il est possible de faire une demande de financement pour une intervention à un colloque suite à un appel à communication — quitte à y renoncer par la suite si la proposition n’a pas été retenue. Dans ce cas, il convient d’envoyer un mail de désistement au secrétariat de l’ED. Assister à un colloque ou à une conférence sans présenter d’exposé ne constitue pas une demande recevable. Pour ces demandes, il convient de joindre la proposition d’intervention envoyée aux organisateurs du colloque.
Au moment de la demande d’aide financière, les frais de déplacement (avion, train) et d’hébergement doivent avoir fait l’objet d’une estimation auprès d’une agence ou d’une plateforme de voyage/transport.
Une fois la somme allouée par le Conseil de l’ED, il convient :
– Soit de demander un devis définitif auprès d’une agence de voyage par mail en joignant un scan du passeport du voyageur pour les destinations hors UE. Le secrétariat de l’ED se chargera d’acheter le billet en validant le devis de l’agence de voyage si le montant du devis et inférieur ou égale à la somme accordée par le conseil.
– Soit d’acheter le billet de transport — celui-ci sera alors remboursé par l’ED à hauteur de la somme allouée par le Conseil. Le remboursement a lieu au retour de la mission sur présentation des factures originales.
– Si les frais sont pris en charge partiellement par le laboratoire et l’ED, l’ED transfère la somme directement au laboratoire après l’achat par le laboratoire du billet.
Avant tout déplacement, il est impératif de se munir d’un ordre de mission — même si celle-ci n’est pas financée par l’ED (ordre de mission sans frais) — afin de bénéficier d’une couverture juridique pendant la durée de la mission. L’ordre de mission doit être établi au moins 8 jours avant le départ (3 semaines pour les pays à risque) par le secrétariat de l’ED (si l’événement est entièrement financé par l’ED) ou par le laboratoire (s’il y a co-financement) selon les dates et les horaires correspondant aux trajets de départ et de retour.
L’organisation des manifestations scientifiques :
Sont éligibles les projets qui concernent des activités en rapport direct avec la formation doctorale et qui sont organisés par les doctorants et les doctorantes — ils/elles doivent donc apparaître comme membres du comité d’organisation ou du comité scientifique de l’événement.
Les projets impliquant plusieurs unités de recherche de l’ED sont particulièrement soutenus.
Pour les événements organisés sur place, l’ENS a des marchés pour les déplacements des intervenants et pour la commande de pause-café / déjeuners. Il est nécessaire de faire appel à ces marchés (ou aux « cartes invité.e.s » pour les organisations à l’ENS), en passant par le secrétariat de l’ED540 et/ou par le ou la gestionnaire de votre laboratoire.
Après l’événement, il est nécessaire de produire les justificatifs des aides financières demandées (carte d’embarquement, billets de transport, facture d’hôtel, les justificatifs originaux de péage autoroute pour les voyages en voiture).
Le logo de l’ED doit figurer sur les documents de communication des manifestations organisées avec le soutien financier de l’ED (programme, affiche) qui doivent être communiqués au secrétariat de l’ED avant la manifestation.
Pour l’année 2023, le plafond d’aide accordée par l’ED est de 1 000 € par doctorant.e. Il est recommandé de demander un co-financement à son laboratoire de rattachement.
Les demandes sont à adresser par courriel à secretariat.ed540@ens.psl.eu pour le 01 octobre 2023 minuit. Elles seront examinées par le Conseil pédagogique de l’ED en cours du mois d’octobre. Les missions doivent avoir lieu avant le 15 février 2024.
Les demandes rétroactives ne sont pas acceptées. Les demandes de financement pour des missions se déroulant aux mois de janvier et février doivent être soumises lors de l’appel du mois d’octobre qui précède. Les prochains appels auront lieu pour examen des demandes en janvier 2024 et avril 2024.
Pièces à fournir :
1/ Formulaire
2/ Toutes pièces justificatives : devis, résumé de la proposition, liste des participants au colloque, lettre d’invitation et, autant que possible, programme prévisionnel
3/ RIB
Les dossiers incomplets ne seront pas examinés.
Ces aides financières sont rendues possibles grâce au budget propre de l’ED 540, et grâce à des financements spécifiques des Programmes Gradués Translitterae et FrontCog.
Tou·t·e·s les doctorant·e·s inscrit·e·s de l’ED 540 et n’ayant pas soutenu leur thèse sont éligibles, à l’exception de celles et ceux qui sont rattaché·e·s au programme SACRe.
