Aide financière – Vademecum

Les aides financières de l’École doctorale 540 apportent un soutien aux initiatives des doctorants et doctorantes inscrits à l’ED. Ces aides sont destinées à soutenir financièrement des missions de recherche (travail en archives ou en bibliothèque, intervention à des colloques en France ou à l’étranger, etc.). Elles sont également destinées à soutenir financièrement l’organisation de manifestations scientifiques (conférences, séminaires ou journées d’études). L’ED n’a pas vocation à financer des formations, ni l’achat de matériel.

Les missions de recherche :

Les missions de recherche doivent avoir lieu dans le courant de l’année civile 2021 et être justifiées par le travail de la thèse. Il est possible de faire une demande de financement pour une intervention à un colloque suite à un appel à communication — quitte à y renoncer par la suite si la proposition n’a pas été retenue. Dans ce cas, il convient d’envoyer un mail de désistement au secrétariat de l’ED. Assister à un colloque ou à une conférence sans présenter d’exposé ne constitue pas une demande recevable.

Les frais de déplacement (avion, train) et d’hébergement doivent être calculés sur devis auprès de l’agence de voyage de l’ENS : ensp@fr.fcm.travel en joignant un scan du passeport du voyageur pour les destinations hors UE.

– Si le devis correspond aux attentes et à la somme allouée par l’École Doctorale, il faut le faire suivre par retour de mail au secrétariat de l’ED qui se charge de l’achat.

– Si le prix du billet excède la somme allouée par l’ED, c’est au doctorant de prendre le billet — qui sera en partie remboursé par l’ED sur justificatif.

– Si les frais sont pris en charge partiellement par le laboratoire et l’ED, l’ED transfère la somme directement au laboratoire après l’achat par le laboratoire du billet.

Avant tout déplacement, il est impératif de se munir d’un ordre de mission — même si celle-ci n’est pas financée par l’ED (ordre de mission sans frais)— afin de bénéficier d’une couverture juridique pendant la durée de la mission. L’ordre de mission doit être établi au moins 8 jours avant le départ (3 semaines pour les pays à risque) par le secrétariat de l’ED (si l’événement est entièrement financé par l’ED) ou par le laboratoire (s’il y a co-financement) selon les dates et les horaires correspondant aux trajets de départ et de retour.

Pour l’organisation des manifestations :

Sont éligibles les projets qui concernent des activités se déroulant dans le courant de l’année civile 2021, en rapport direct avec la formation doctorale et qui sont organisés par les doctorants eux-mêmes — ils doivent donc apparaître comme membres du comité d’organisation ou du comité scientifique. Les projets impliquant plusieurs unités de recherche de l’ED sont particulièrement soutenus.

Pour les événements organisés sur place, l’ENS a des marchés pour les déplacements des intervenants et pour la commande de pause-café / déjeuners. Il est nécessaire de faire appel à ces marchés (ou aux « cartes invité.e.s » pour les organisations à l’ENS), en passant par le secrétariat de l’ED540 et/ou par le ou la gestionnaire de votre laboratoire.

Après l’événement, il est nécessaire de produire les justificatifs des aides financières demandées (carte d’embarquement ou boarding pass, billets de transport, facture d’hôtel et restaurant, les justificatifs originaux de péage autoroute pour les voyages en voiture).

Le logo de l’ED doit figurer sur les documents de communication des manifestations organisées avec le soutien financier de l’ED (programme, affiche) qui doivent être communiqués au secrétariat de l’ED avant la manifestation.

Pour l’année 2021, le plafond d’aide accordée par l’ED est de 1000€ par doctorant.e. Les demandes sont à adresser par courriel à secretariat.ed540@ens.fr pour le 1er juin 2021 minuit. Elles seront examinées par le Conseil pédagogique de l’ED en cours du mois de juin. Les missions doivent avoir lieu durant l’année 2021 (pas de date limite). Un autre appel aura lieu pour examen des demandes en octobre.

Pièces à fournir :

1/ Formulaire

2/ Le cas échéant, devis, liste des participants au colloque, lettre d’invitation et, autant que possible, programme prévisionnel.

3/ RIB

Les dossiers incomplets ne seront pas examinés.

Ces aides financières sont rendues possibles grâce au budget propre de l’ED 540, et grâce à des financements spécifiques des Programmes Gradués Translitterae et FrontCog.

Tous les doctorants et doctorantes de l’ED 540 sont éligibles, à l’exception de celles et ceux qui sont rattaché.e.s au programme SACRe.